انبارگردانی و اموال گردانی چیست و چرا مهم است؟

انبارگردانی و اموال گردانی چیست؟ برای کسب و کارهایی که در حوزه های مختلف تولید، تجارت و صنعت فعالیت می کنند، ارزیابی از موجودی کالاها به منظور فروش و تطبیق کاردکس محصول مهم است. در این مقاله با ما باشید تا به بررسی این مفهوم و اهمیت و انواع آن بپردازیم.

انبارگردانی و اموال گردانی چیست؟

انبارگردانی و اموال گردانی که به آن Stock taking نیز گفته می شود، یکی از فعالیت هایی است که بسیاری از کسب و کارها برای بررسی موجودی کالا و مغایرت آن طی یک دوره بازه زمانی انجام می دهند. در این رویه، مجموعه کالاهایی که در انبارها قرار دارند به صورت فیزیکی و حضوری شمارش شده و تعداد آن با موجودی سیستم انبارداری یا کاردکس محصولات تطابق داده می شود تا در صورت وجود مغایرت، مقدار مابه التفاوت مورد بررسی قرار گیرد. همچنین اعمال مربوط به ثبت، کنترل و اصلاح کالاها نیز در این رویه انجام می شوند.

مهم است که در روند انبارگردانی، دقت بالایی در بررسی کالاها و مطابقت آن با اسناد خرید صورت گیرد. دوره زمانی متداول برای انجام این کار، سالیانه است.

مراحل انبار و اموال گردانی چیست؟

به طور معمول مراحل انبارگردانی و اموال گردانی را می توان به 5 مرحله تقسیم کرد که عبارتند از:

• صورت برداری اموال: در این مرحله، ابتدا ثبت اطلاعات در نرم افزارهای اموال گردانی حسابداری انجام می شوند که از جمله آن می توان گفت: نام و مشخصات کالا، تعداد و محل قرارگیری، ارزش، وضعیت فعلی و غیره.

نکته: در این فرآیند نباید اموالی که قبلا ثبت شده اند، با نام دیگری ثبت گردند. با این کار می توان امکان موجودی گرفتن، فروش و ردیابی آنها را تعیین کرد.

• تعیین کدینگ دارایی: در این بخش، می بایست به هر واحد یا طبقه شماره ای اختصاص داده شده و در نهایت کالاهای شما با یک شناسه منحصر به فرد در سیستم ثبت شوند. به عنوان مثال، یک کد می تواند از ردیف، کد قطعه، کد بخش، وضعیت، شماره پلاک تشکیل شود که هر جزء یک شناسه خاص را دارد.
• پلاک کوبی یا برچسب زدن اموال: در این بخش، هر محصول و اموال شما با یک کد تعریف شده پس از ثبت در سیستم، به صورت برچسب شناسایی می شود. شما می بایست این بارکد را روی محصولات خود درج نمایید. حتما برای انجام چنین کاری، قالب برچسب به صورت یکسان و مورد تایید همه بخش ها طراحی شده باشد.
• صورت برداری الکترونیکی: در این بخش، با جمع آوری و اسکن بارکدها، امکان مغایرت گیری و مشاهده سوابق امکان پذیر خواهد بود.
• پالایش اطلاعات صورت برداری: در انتهای مراحل اجرایی انبارگردانی، با کدهای تعریف شده در سیستم حسابداری، اطلاعات دسته بندی شده و مکان صدور اسناد حسابداری برای اموال ثابت وجود دارد. حال می بایست با توجه به ماده 149، دارایی ها را دسته بندی نمایید و زمان استهلاک آنها را محاسبه کنید.

همچنین ذکر این نکته که معمولا اشتباه گرفته می شود، مهم است که بدانید انبارگردانی با انبارداری فرق دارند. برخلاف انبارگردانی که توضیحات آن را بیان کردیم، انبارداری تنها به حفظ محصولات و پایین آوردن هزینه نگهداری آن اهمیت می دهد. در حالیکه در انبارگردانی افراد وظیفه تهیه گزارش، ثبت کامل اطلاعات، موجودی، تعیین مقدار کالا و غیره را دارند.

چرا انبارگردانی مهم است؟ + بررسی مزایا

همانطور که گفتیم، اموال انبارگردانی و اموال گردانی برای هر کسب و کاری مهم بوده و همه شرکت ها می بایست یکبار در سال آن را انجام دهند. این کار می تواند با ایجاد کنترل بیشتر بر دارایی ها، مزیت های مختلفی را به شما ارائه کند که در این رابطه می توان گفت:

• کنترل دقیق موجودی: شرکت ها و فروشگاه ها می توانند با استفاده از این فرآیند، مقدار دقیق موجودی دارایی های خود را ارزیابی کنند. در نتیجه آنها می توانند برای استفاده از دارایی های خود، تحویل و دریافت سفارشات جدید اقدام نمایند.
• اطمینان از صحت حساب های مالی: در صورتی که تطابق میان فرآیند انبارگردانی و اموال گردانی صورت گیرد، از ارقام موجودی و صورت حساب ها در سیستم اطمینان حاصل خواهد شد.
• کاهش خطا: با بررسی میدانی و حضوری کارشناسان، خطاها در عملکرد حسابداران و انباردارها مشخص خواهد شد. این کار می تواند به کاهش خطا و افزایش کیفیت حسابداری منجر شود.
• ارزیابی وضعیت کالاها: یکی دیگر از موارد مهم در کاربرد انبارگردانی، مشخص شدن دارایی های غیرقابل مصرف، فروش و جداسازی ضایعات و برآورد دقیق از خسارات و ارزش دارایی ها است.
• مشخص کردن وضعیت دارایی ها: همچنین اموال گردانی برای جلوگیری از تجمع بیش از حد کالاها در انبار، جلوگیری از فساد کالاها، مشخص شدن تاریخ انقضا و محدودیت مصرف آنها مهم است.

شما می توانید با کمک انبارگردانی و اموال گردانی امکان افزایش کارایی عملیات های سازمانی، کاهش هزینه های نگهداری و افزایش قابلیت اطمینان را در کسب و کار خود داشته باشید.

انواع انبارگردانی چیست؟

در رابطه با انواع انبارگردانی و اموال گردانی می توان به صورت کلی به 4 نوع مختلف اشاره کرد که عبارتند از:

• انبارگردانی انتهای سال: این مدل از روش های انبارگردانی، به منظور تطبیق اطلاعات با کاردکس حسابداری صورت گرفته و برای بروزرسانی کالاها در سال بعد و تعیین سود و زیان شرکت انجام می شود.
• انبارگردانی میان دوره ای: این مدل از خدمات انبارگردانی، معمولا در نیمه های سال اتفاق افتاده و همانند انبارگردانی انتهای سال، تمام فرآیندها در آن انجام می گردد.
• انبارگردانی موردی: در این روش از انبارگردانی، بازه زمانی کمتر از دو مورد قبل بوده و ممکن است این عمل به منظور ارزیابی وضعیت یک کالاهای خاص صورت گیرد.
• انبارگردانی مستمر: برای شرکت ها و یا فروشگاه ها با حجم تجاری بالا، این مدل به منظور ثبت مغایرت ها و اطمینان از فروش کالاها انجام می شود.

اگر به موضوع انبارگردانی و اموال گردانی علاقه مند شدید، حتما یادداشت اهمیت و نقش واحد مالی در شرکتها را بخوانید.