طراحی داشبورد مدیریتی

مشخص کنید مدیران چه اطلاعاتی را، از چه منابعی و با چه شاخص هایی باید ببینند.

آیا گزارش های زیادی در شرکت تهیه می شوند، اما پاسخ پرسش های مدیریتی به سرعت پیدا نمی شود؟ آیا واحدها برای یک شاخص، عددهای متفاوتی ارائه می کنند؟ آیا پیش از ساخت داشبورد، مشخص نیست کدام اطلاعات مهم هستند و چگونه باید محاسبه شوند؟

داشبورد مدیریتی فقط مجموعه ای از نمودارها نیست. پیش از ساخت آن باید مشخص شود مدیران چه تصمیم هایی می گیرند، برای این تصمیم ها به چه اطلاعاتی نیاز دارند و داده های مورد نیاز چگونه تامین و محاسبه می شوند.

در محصول طراحی داشبورد مدیریتی، حسابگاه ساختار اطلاعاتی داشبورد شما را طراحی می کند. این خدمت شامل انتخاب شاخص های کلیدی عملکرد، تعریف روش محاسبه، تعیین منابع داده، طراحی گزارش ها و مشخص کردن چیدمان پیشنهادی اطلاعات است.

طراحی در فایل اکسل انجام می شود و خروجی، نقشه اطلاعاتی و نمونه چیدمان داشبورد است. این محصول شامل ساخت رابط نرم افزاری یا پیاده سازی داشبورد در Power BI و سایر نرم افزارها نیست.

اهداف و مزایای طراحی داشبورد مدیریتی

هدف این محصول، ایجاد یک تعریف مشترک و روشن از اطلاعات مورد نیاز مدیران است. به جای جمع کردن همه گزارش ها در یک صفحه، شاخص هایی انتخاب می شوند که با اهداف و تصمیم های شرکت ارتباط دارند.

برای هر شاخص، مبنای محاسبه و منبع اطلاعات مشخص می شود تا ابهام در معنای اعداد کاهش پیدا کند. همچنین، اولویت نمایش و ارتباط میان گزارش ها طراحی می شود تا مدیران بتوانند ابتدا وضعیت کلی را ببینند و سپس موضوعات نیازمند بررسی را دنبال کنند.

این طراحی، مبنای مشخصی برای مرحله ساخت نرم افزاری فراهم می کند و به برآورد نیازهای داده و دامنه پیاده سازی کمک خواهد کرد.

چه بخش هایی در این محصول طراحی می شوند؟

نیازهای اطلاعاتی و پرسش های مدیریتی

ابتدا مشخص می شود داشبورد قرار است به چه پرسش هایی پاسخ دهد؛ مانند وضعیت فروش، سودآوری، نقدینگی، مطالبات، هزینه ها یا عملکرد واحدها. مخاطب هر بخش و نوع تصمیمی که از آن پشتیبانی می شود نیز تعیین خواهد شد.

شاخص های کلیدی عملکرد

شاخص ها متناسب با فعالیت، اهداف و اطلاعات قابل دسترس شرکت انتخاب می شوند. تعداد آنها باید به اندازه ای باشد که موضوعات مهم را پوشش دهند و استفاده از داشبورد را دشوار نکنند.

حسب دامنه پروژه، شاخص ها می توانند حوزه های مالی، فروش، تولید، عملیات یا سایر بخش های مرتبط را پوشش دهند.

تعریف و منطق محاسبه شاخص ها

برای هر شاخص، عنوان، هدف، فرمول، واحد اندازه گیری، دوره گزارش و جزئیات لازم تعریف می شوند. مواردی مانند مبنای فروش خالص، نحوه محاسبه حاشیه سود یا تعریف مطالبات سررسید گذشته باید روشن باشند تا عددها به صورت یکسان تفسیر شوند.

منابع داده و مسئول تامین اطلاعات

مشخص می شود داده هر شاخص از کدام سیستم، گزارش یا فایل دریافت شود. فیلدهای مورد نیاز، مسئول تامین و تناوب به روزرسانی نیز تعیین خواهند شد.

اگر داده لازم موجود نباشد یا کیفیت آن کافی نباشد، این محدودیت در طراحی ثبت می شود و نیازهای تکمیل اطلاعات پیشنهاد خواهند شد.

ساختار گزارش ها و نمودارها

برای هر موضوع، روش مناسب نمایش پیشنهاد می شود؛ مانند کارت عددی، جدول، نمودار روند یا مقایسه عملکرد با هدف. انتخاب نمایش بر اساس کاربرد اطلاعات انجام می شود.

چیدمان و اولویت نمایش

جایگاه شاخص ها و گزارش ها در نمونه اکسل طراحی می شود. اطلاعات اصلی در اولویت قرار می گیرند و مسیر پیشنهادی حرکت از خلاصه مدیریتی به جزئیات مشخص خواهد شد.

این چیدمان، الگوی اطلاعاتی برای ساخت داشبورد است و به معنای طراحی رابط نهایی نرم افزار نیست.

فیلترها و سطوح بررسی

نیاز به تفکیک اطلاعات بر اساس دوره، واحد، شعبه، محصول، مشتری یا پروژه بررسی می شود. فیلترها و سطوح جزئیات مورد نیاز در مستندات مشخص خواهند شد تا در مرحله پیاده سازی بررسی و اجرا شوند.

اهداف، مقایسه ها و هشدارها

در صورت نیاز، مبنای مقایسه با بودجه، هدف یا دوره قبل تعریف می شود. حدود هشدار و قواعد نمایش وضعیت نیز با مدیران توافق خواهند شد تا رنگ ها و علامت ها معنای مشخصی داشته باشند.

روش کار حسابگاه

طراحی داشبورد مدیریتی با جلسه آنلاین شناخت نیاز آغاز می شود. ابتدا پرسش های مدیران، اهداف شرکت و گزارش های فعلی بررسی می شوند. سپس منابع داده و امکان تامین اطلاعات برای شاخص های پیشنهادی ارزیابی خواهند شد.

بر اساس این بررسی، فهرست شاخص ها و تعریف آنها تهیه می شود و نمونه ساختار و چیدمان در اکسل طراحی خواهد شد. در جلسه مرور پیش نویس، محتوای داشبورد، منطق محاسبات و نحوه نمایش اطلاعات با مدیران و مسئولان مرتبط بررسی می شوند.

پس از اعمال اصلاحات توافق شده، فایل اکسل و مستندات نهایی تحویل داده می شوند. این خروجی می تواند مبنای تعریف پروژه پیاده سازی در نرم افزار منتخب شرکت قرار بگیرد.

مراحل انجام کار

مرحله اول: جلسه آنلاین شناخت نیازهای مدیریتی

مخاطبان داشبورد، پرسش های اصلی، تصمیم های مورد نظر و حوزه های گزارشگری مشخص می شوند. دامنه طراحی نیز در این مرحله تعیین خواهد شد.

مرحله دوم: بررسی گزارش ها و منابع داده

گزارش های موجود، سیستم ها و فایل های مرتبط بررسی می شوند. اطلاعات قابل تامین و کمبودهای داده برای شاخص های مورد نیاز مشخص خواهند شد.

مرحله سوم: تعریف شاخص ها و طراحی پیش نویس در اکسل

تعریف شاخص ها، روش محاسبه، منابع اطلاعات، ساختار گزارش ها و چیدمان پیشنهادی در فایل اکسل تهیه می شوند. برای نمایش ساختار، حسب دسترسی، از داده های موجود یا نمونه استفاده خواهد شد.

مرحله چهارم: جلسه آنلاین بررسی و اصلاح طراحی

پیش نویس با مدیران مرور می شود. تناسب شاخص ها با نیازهای تصمیم گیری، اولویت نمایش و امکان تامین اطلاعات بررسی می شوند و اصلاحات مورد توافق اعمال خواهند شد.

مرحله پنجم: تحویل طراحی نهایی و مستندات

فایل اکسل و مستندات شاخص ها و منابع داده تحویل داده می شوند. منطق طراحی و الزامات مورد نیاز برای مرحله پیاده سازی نیز توضیح داده خواهند شد.

زمان اجرای پروژه پس از تعیین تعداد شاخص ها، حوزه های گزارشگری و وضعیت منابع داده مشخص می شود.

خروجی محصول

• فهرست نیازهای اطلاعاتی و پرسش های مدیریتی
• شاخص های کلیدی عملکرد مورد توافق
• شناسنامه شاخص ها شامل تعریف، فرمول و واحد اندازه گیری
• تعیین منابع داده و فیلدهای مورد نیاز
• مشخص کردن مسئول تامین و تناوب به روزرسانی اطلاعات
• فایل اکسل طراحی ساختار و نمونه چیدمان داشبورد
• پیشنهاد جدول ها، نمودارها و روش نمایش اطلاعات
• تعریف فیلترها و سطوح بررسی مورد نیاز
• قواعد مقایسه و هشدار در دامنه توافق شده
• مستند کمبودهای داده و نیازهای تکمیل اطلاعات
• مستندات قابل استفاده برای تعریف پروژه پیاده سازی
• جلسه آنلاین ارائه و تشریح طراحی نهایی

ویژگی های فایل اکسل نهایی

فایل اکسل، ساختار اطلاعاتی داشبورد را نشان می دهد؛ از شاخص ها و روش محاسبه آنها تا چیدمان گزارش ها و ارتباط با منابع داده. این فایل به مدیران کمک می کند پیش از صرف هزینه ساخت نرم افزاری، محتوای مورد نیاز خود را بررسی و تایید کنند.

فایل طراحی، به معنای تحویل یک داشبورد عملیاتی با اتصال خودکار به سیستم های شرکت نیست. نمونه ها و محاسبات داخل آن برای توضیح و بررسی طراحی تهیه می شوند و دامنه استفاده عملیاتی از اکسل باید جداگانه مشخص شود.

مناسب برای چه شرکت ها و مدیرانی است؟

• مدیران عامل و مدیران مالی
• شرکت هایی که گزارش های متعدد دارند، اما اطلاعات مورد نیاز تصمیم گیری را به سرعت دریافت نمی کنند.
• مجموعه هایی که تعریف یکسانی از شاخص های عملکرد ندارند.
• کسب و کارهایی که می خواهند قبل از ساخت داشبورد، نیازهای اطلاعاتی خود را مشخص کنند.
• شرکت هایی که قصد پیاده سازی داشبورد در Power BI، Excel، Streamlit یا سایر ابزارهای گزارشگری را دارند.
• مجموعه هایی که می خواهند گزارش های واحدها و شعب را هماهنگ کنند.
• مدیرانی که به پایش عملکرد نسبت به اهداف و بودجه نیاز دارند.

چه اطلاعاتی برای شروع نیاز است؟

• معرفی فعالیت شرکت و ساختار واحدها
• اهداف و پرسش های اصلی مدیران
• نمونه گزارش های فعلی
• فهرست شاخص های مورد استفاده، در صورت وجود
• معرفی سیستم های مالی و عملیاتی
• نمونه خروجی داده از سیستم ها یا فایل های موجود
• اطلاعات بودجه و اهداف عملکرد، در صورت نیاز
• سطوح دسترسی و مخاطبان گزارش ها
• مسائل فعلی در تهیه و استفاده از اطلاعات

مدارک و نمونه داده های مورد نیاز متناسب با دامنه طراحی تعیین می شوند.

تفاوت طراحی داشبورد با پیاده سازی نرم افزاری

در این محصول مشخص می شود چه اطلاعاتی باید نمایش داده شوند، چگونه محاسبه شوند و از کدام منابع تامین شوند. این طراحی در اکسل انجام می شود و مبنای مرحله بعدی است.

ساخت رابط نرم افزاری، اتصال به پایگاه داده، پاک سازی و تبدیل داده ها، تنظیم به روزرسانی خودکار و انتشار داشبورد در این محصول انجام نمی شوند.

برای پیاده سازی طراحی در نرم افزاری مانند Power BI، باید هزینه جداگانه پرداخت شود. هزینه پیاده سازی پس از بررسی منابع داده، حجم اطلاعات و قابلیت های مورد نیاز تعیین خواهد شد. هزینه احتمالی مجوز نرم افزار، سرویس یا زیرساخت نیز جدا از هزینه طراحی است.

محدوده این محصول

این خدمت شامل طراحی اطلاعات، منطق شاخص ها، منابع داده و نمونه چیدمان در اکسل است. اصلاح سیستم های مبدا، تولید داده های ثبت نشده، ساخت داشبورد عملیاتی و پشتیبانی مستمر، در صورت نیاز، جداگانه توافق می شوند.

امکان اجرای همه جزئیات طراحی باید با کیفیت داده ها و قابلیت های نرم افزار منتخب تطبیق داده شود. تغییر نیازهای مدیریتی یا منابع اطلاعات نیز می تواند به بازنگری طراحی نیاز داشته باشد.

پیش از ساخت داشبورد، مشخص کنید مدیران به چه اطلاعاتی نیاز دارند و این اطلاعات چگونه باید تولید و نمایش داده شوند.