طراحی جدول پورسانت کارکنان فروش

پورسانت را به ابزاری برای رشد فروش، حفظ سودآوری و بهبود وصول مطالبات تبدیل کنید.

آیا پورسانت کارکنان شما فقط بر اساس مبلغ فروش محاسبه می شود؟ آیا فروش همراه با تخفیف زیاد، مطالبات وصول نشده یا مرجوعی نیز مشمول پاداش می شود؟ آیا کارکنان می دانند عملکرد آنها چگونه به مبلغ پورسانت تبدیل می شود؟

پرداخت پورسانت باید رفتار تیم فروش را با اهداف کسب و کار هماهنگ کند. یک جدول نامناسب ممکن است فروش را افزایش دهد، اما همزمان هزینه تخفیف، مطالبات و پرداخت پورسانت را بالا ببرد؛ بدون اینکه سود و نقدینگی شرکت به همان نسبت بهتر شوند.

در محصول طراحی جدول پورسانت کارکنان، حسابگاه مدل اختصاصی پورسانت تیم فروش شما را بر اساس ساختار فروش، محصولات، اهداف مالی و شرایط فعالیت شرکت طراحی می کند. در این مدل، علاوه بر مبلغ فروش، شاخص هایی مانند وصول مطالبات، حاشیه سود، تخفیفات، مرجوعی و فروش محصولات هدف، متناسب با نیاز و اطلاعات موجود بررسی می شوند.

خروجی، یک جدول و روش محاسبه روشن، قابل بررسی و قابل اجرا است که همراه با راهنمای استفاده و قواعد پرداخت ارائه می شود.

اهداف و مزایای طراحی جدول پورسانت کارکنان

هدف این محصول، ایجاد ارتباط روشن میان عملکرد کارکنان، پاداش و نتایج مورد انتظار شرکت است. کارکنان باید بدانند چه فعالیت هایی مشمول پورسانت می شوند، چه عواملی مبلغ آن را تغییر می دهند و برای دریافت پاداش بیشتر، چه اهدافی باید محقق شوند.

برای مدیران نیز، مدل باید امکان بررسی هزینه پورسانت و تناسب آن با فروش، سود و وصول را فراهم کند. طراحی اختصاصی کمک می کند سیاست پرداخت از توافق های پراکنده فاصله بگیرد و بر قواعد مشخص استوار شود. نتیجه مطلوب به انتخاب شاخص های مناسب، کیفیت اطلاعات و اجرای منظم مدل وابسته است.

چه بخش هایی در این محصول طراحی می شوند؟

مبنای محاسبه پورسانت

مشخص می شود پورسانت بر چه مبنایی محاسبه شود؛ مانند فروش خالص، فروش وصول شده، سود ناخالص یا ترکیبی از شاخص های منتخب. مبنای مناسب با توجه به هدف شرکت، نقش کارکنان و امکان تامین اطلاعات تعیین خواهد شد.

شاخص های عملکرد و کنترل

شاخص هایی انتخاب می شوند که با اهداف شرکت مرتبط باشند و کارکنان بتوانند بر آنها اثر بگذارند. حسب شرایط کسب و کار، این شاخص ها می توانند شامل تحقق هدف فروش، وصول مطالبات، حاشیه سود، فروش محصولات هدف، جذب مشتری یا حفظ مشتریان باشند.

تعداد شاخص ها نیز باید متناسب باشد تا مدل در کنار پوشش اهداف، قابل فهم و قابل محاسبه باقی بماند.

نرخ ها، ضرایب و سطوح پورسانت

ساختار پرداخت می تواند به صورت ثابت، پلکانی، ترکیبی، فردی یا گروهی طراحی شود. در مدل پلکانی، نحوه اعمال نرخ هر پله مشخص می شود تا روشن باشد نرخ جدید فقط بر فروش همان پله اعمال می شود یا مبنای دیگری دارد.

اهداف و شرایط تعلق پورسانت

اهداف، دوره محاسبه و شرایط دریافت پورسانت تعریف می شوند. در صورت نیاز، آستانه شروع پرداخت، سقف ها، ضرایب تشویقی و قواعد مرتبط با فروش محصولات هدف نیز در مدل قرار می گیرند.

قواعد تخفیف، مرجوعی و وصول

اثر تخفیف، برگشت از فروش، ابطال معامله و تاخیر در وصول بر پورسانت مشخص می شود. همچنین، درباره مواردی که پس از محاسبه یا پرداخت پورسانت تغییر می کنند، قواعد اصلاح و تسویه تعریف خواهد شد.

سهم افراد و همکاری تیمی

در فروش هایی که چند نفر یا چند واحد در آنها نقش دارند، مبنای تقسیم پورسانت مشخص می شود. این بخش به کاهش ابهام درباره مالکیت فروش، سهم افراد و همکاری میان نقش های فروش کمک می کند.

گزارش محاسبه و تایید پرداخت

ساختار گزارش پورسانت طراحی می شود تا اطلاعات مبنا، عملکرد، نرخ ها، تعدیلات و مبلغ نهایی قابل مشاهده باشند. مسئول تهیه، بررسی و تایید گزارش نیز مشخص خواهد شد.

روش کار حسابگاه

طراحی جدول پورسانت با شناخت ساختار فروش و سیاست های شرکت آغاز می شود. ابتدا اطلاعات محصولات، مشتریان، اهداف، روش فعلی پرداخت و محدودیت های کسب و کار دریافت می شوند. سپس مدل پیشنهادی اولیه بر اساس شرایط شرکت تهیه خواهد شد.

در جلسات مشترک، شاخص ها، نرخ ها، ضرایب، سقف ها و شرایط پرداخت بررسی و اصلاح می شوند. هدف این بازنگری ها، رسیدن به مدلی است که هم برای کارکنان قابل فهم باشد و هم از نظر مالی و اجرایی با نیاز شرکت هماهنگ باشد.

پس از توافق بر نسخه اولیه، مدل به صورت آزمایشی بررسی می شود تا اثر آن بر مبالغ پرداختی و رفتار مورد انتظار تیم روشن شود. بازخورد شرکت و کارکنان در اصلاح مدل لحاظ می شود و در پایان، نسخه نهایی همراه با راهنمای اجرا و نکات کنترلی تحویل داده خواهد شد.

مراحل انجام کار

مرحله اول: دریافت اطلاعات و شناخت کسب و کار

ساختار تیم فروش، محصولات، بازار، اهداف و روش فعلی پرداخت بررسی می شوند. مشکلات مدل موجود و انتظار مدیران از نظام پورسانت نیز مشخص خواهند شد.

مرحله دوم: طراحی و ارائه جدول پیشنهادی اولیه

مبنای محاسبه، شاخص ها، نرخ ها و شرایط پرداخت طراحی می شوند. جدول اولیه همراه با توضیح منطق مدل و نمونه محاسبات ارائه خواهد شد.

مرحله سوم: بازنگری و اصلاح مشترک مدل

در جلسات مشترک، اثر شاخص ها و ضرایب بررسی می شود. شرایط خاص فروش، محدودیت های اطلاعاتی و نیازهای اجرایی نیز در اصلاح مدل لحاظ می شوند.

مرحله چهارم: بررسی و اجرای آزمایشی

مدل با داده های نمونه یا عملکرد یک دوره توافق شده بررسی می شود. شرکت می تواند آن را در یک اجرای آزمایشی به کار بگیرد و بازخورد تیم فروش را دریافت کند.

شرایط این مرحله، از جمله مدت آزمون و نحوه پرداخت احتمالی، پیش از شروع مشخص می شوند.

مرحله پنجم: تحویل جدول نهایی و راهنمای اجرا

پس از بررسی نتایج و اعمال اصلاحات توافق شده، جدول نهایی، فرمول ها و قواعد پرداخت تحویل داده می شوند. نحوه محاسبه، کنترل و بازنگری مدل نیز تشریح خواهد شد.

زمان اجرای پروژه و تعداد جلسات بازنگری پس از تعیین دامنه کار مشخص می شوند. مدت اجرای آزمایشی نیز در برنامه پروژه لحاظ خواهد شد.

خروجی محصول

• بررسی ساختار فروش و سیاست های پرداخت شرکت
• جدول اختصاصی پورسانت کارکنان فروش
• تعیین شاخص های عملکرد و اهداف مورد توافق
• طراحی نرخ ها، ضرایب و فرمول های محاسبه
• تعیین شرایط تعلق و زمان پرداخت پورسانت
• قواعد مرتبط با تخفیف، مرجوعی، وصول و اصلاح محاسبات
• تعیین سهم افراد یا تیم ها، در صورت نیاز
• فایل اکسل محاسباتی متناسب با دامنه پروژه
• نمونه محاسبات برای توضیح عملکرد مدل
• ساختار گزارش بررسی و تایید پورسانت
• جلسات بازنگری و اصلاح مدل در دامنه توافق شده
• نسخه نهایی همراه با راهنمای اجرا و نکات کنترلی

ویژگی های فایل و مستندات نهایی

در فایل محاسباتی، اطلاعات ورودی، شاخص های عملکرد، نرخ ها و مبلغ نهایی پورسانت به صورت مشخص نمایش داده می شوند. این ساختار کمک می کند شرکت بتواند محاسبات را بررسی کند و برای کارکنان توضیح دهد که مبلغ پورسانت چگونه به دست آمده است.

مستندات نیز قواعد مدل و نحوه برخورد با موارد خاص را بیان می کنند. امکان اجرای ساختار در نرم افزار شرکت باید با قابلیت های آن نرم افزار تطبیق داده شود؛ طراحی جدول به معنای اتصال خودکار یا پیاده سازی آن در نرم افزار نیست.

مناسب برای چه کسب و کارهایی است؟

• شرکت های بازرگانی دارای تیم فروش
• شرکت های تولیدی با فروشندگان یا نمایندگان فروش
• شرکت های خدماتی با پرداخت مبتنی بر عملکرد فروش
• کسب و کارهایی که می خواهند رشد فروش با حفظ سودآوری همراه باشد
• شرکت هایی که پورسانت آنها ارتباط مناسبی با وصول مطالبات ندارد
• مجموعه هایی که درباره نرخ ها، سهم افراد یا نحوه محاسبه اختلاف دارند
• مدیرانی که می خواهند هزینه پورسانت را قابل بررسی و کنترل کنند

چه اطلاعاتی برای شروع نیاز است؟

• ساختار تیم فروش و شرح نقش افراد
• جدول و قواعد فعلی پورسانت، در صورت وجود
• اطلاعات فروش به تفکیک افراد، محصولات یا مشتریان
• اهداف فروش و اولویت های شرکت
• اطلاعات تخفیفات، مرجوعی و وصول مطالبات
• اطلاعات حاشیه سود، در صورت انتخاب آن به عنوان شاخص
• سیاست های قیمت گذاری، اعتبار و فروش
• نمونه محاسبات و مبالغ پورسانت دوره های گذشته
• محدودیت های بودجه پرداخت و مسائل مورد نظر مدیران

شاخص های نهایی بر اساس اطلاعات قابل دسترس و امکان اندازه گیری انتخاب می شوند.

محدوده محصول طراحی جدول پورسانت

این محصول شامل طراحی جدول، فرمول ها، قواعد محاسبه و مستندات اجرایی است. محاسبه مستمر پورسانت ماهانه توسط حسابگاه، پیاده سازی در نرم افزار، اتصال به سیستم فروش و تهیه داشبورد اختصاصی، در صورت نیاز، باید جداگانه توافق شوند.

هر تغییر در سیاست پرداخت کارکنان باید پیش از اجرا به روشنی اعلام شود و با قراردادها و تعهدات شرکت هماهنگ باشد. طراحی مدل نیز به معنای تضمین افزایش فروش یا سود نیست؛ نتایج به شرایط بازار، عملکرد تیم و نحوه اجرای آن وابسته هستند.

جدول پورسانت خود را طوری طراحی کنید که کارکنان مسیر دریافت پاداش را بشناسند و مدیران بتوانند ارتباط آن را با نتایج مالی شرکت بررسی کنند.