طراحی نظام منابع انسانی

ساختار سازمان، مسئولیت افراد و قواعد همکاری را روشن و هماهنگ کنید.

آیا کارکنان دقیقا می دانند چه وظایفی دارند و به چه کسی گزارش می دهند؟ آیا بعضی کارها بین چند نفر جابه جا می شوند، اما مسئول نهایی آنها مشخص نیست؟ آیا با رشد شرکت، تصمیم گیری، تقسیم کار و تعیین حقوق و مزایا دشوارتر شده است؟

رشد کسب و کار به ساختاری نیاز دارد که نقش افراد، حدود اختیار و ارتباط میان واحدها در آن روشن باشد. وقتی این موارد مشخص نباشند، احتمال تداخل مسئولیت، دوباره کاری، اختلاف و وابستگی بیش از حد به افراد افزایش پیدا می کند.

در محصول طراحی نظام منابع انسانی، حسابگاه ساختار سازمانی و چارچوب مدیریت کارکنان شرکت شما را متناسب با اندازه، نوع فعالیت و برنامه های توسعه بررسی و طراحی می کند. در این فرآیند، چارت سازمانی، شرح شغل ها، روابط گزارش دهی، حدود مسئولیت و اختیار، سطوح مشاغل و چارچوب حقوق و مزایا تدوین می شوند. دستورالعمل های اداری و پرسنلی مورد توافق نیز تهیه خواهند شد تا قواعد همکاری در شرکت مشخص و قابل استفاده باشند.

اهداف و مزایای طراحی نظام منابع انسانی

هدف از طراحی نظام منابع انسانی، ایجاد هماهنگی میان نیازهای کسب و کار، ساختار سازمان و نقش کارکنان است. این طراحی به مدیران کمک می کند مسئولیت هر فعالیت را مشخص کنند، تصمیم گیری را در سطح مناسب قرار دهند و نیازهای توسعه تیم را بهتر بشناسند.

کارکنان نیز با انتظارهای شغلی، حدود اختیار و مسیر گزارش دهی خود آشنا می شوند. وجود شرح شغل و قواعد مشخص، مبنای منسجم تری برای جذب نیرو، آموزش، ارزیابی عملکرد و بررسی حقوق و مزایا فراهم می کند. اثربخشی این ساختار به معرفی آن به کارکنان، اجرای مستمر و بازنگری متناسب با تغییرات شرکت وابسته است.

چه بخش هایی در این محصول طراحی می شوند؟

ساختار و چارت سازمانی

واحدها، نقش ها و سطوح مدیریتی بر اساس فعالیت های مورد نیاز شرکت طراحی یا بازنگری می شوند. هدف، ایجاد ساختاری متناسب با شرایط واقعی کسب و کار است که ارتباط واحدها و مسیر پاسخگویی در آن روشن باشد.

شرح شغل و شرح وظایف

برای مشاغل مورد توافق، هدف شغل، وظایف اصلی، مسئولیت ها، ارتباطات کاری و شرایط احراز تدوین می شوند. شرح شغل بر نیازهای نقش تمرکز دارد تا با تغییر فرد شاغل نیز قابل استفاده باشد.

مسئولیت ها، اختیارات و روابط گزارش دهی

مشخص می شود هر نقش مسئول چه نتایجی است، چه تصمیم هایی می تواند بگیرد و در چه مواردی به تایید مدیر نیاز دارد. روابط گزارش دهی و همکاری میان واحدها نیز تعریف می شوند.

سطوح و گروه بندی داخلی مشاغل

مشاغل بر اساس عواملی مانند نوع مسئولیت، پیچیدگی کار، مهارت مورد نیاز و سطح اختیار در گروه ها و سطوح مشخص قرار می گیرند. این چارچوب به ایجاد انسجام در ساختار سازمان و بررسی مسیر رشد شغلی کمک می کند.

چارچوب حقوق و مزایا

مبنای پیشنهادی برای تعیین سطوح یا بازه های حقوق و مزایا، متناسب با ساختار مشاغل، سیاست شرکت و توان مالی آن طراحی می شود. اجزای پرداخت و منطق تفاوت میان سطوح نیز مشخص خواهند شد تا تصمیم ها صرفا به توافق های موردی وابسته نباشند.

دستورالعمل های اداری و پرسنلی

موضوعاتی مانند حضور و غیاب، مرخصی، ماموریت، اضافه کاری، درخواست های پرسنلی و فرآیندهای ورود و خروج کارکنان، در دامنه توافق شده مستند می شوند. این دستورالعمل ها باید با شرایط فعالیت شرکت و الزامات قانونی مرتبط هماهنگ باشند.

مبنای ارزیابی عملکرد

انتظارهای اصلی از هر نقش و معیارهای پیشنهادی ارزیابی آن مشخص می شوند تا ارزیابی به مسئولیت های شغلی متصل باشد. طراحی یک نظام تفصیلی امتیازدهی، پاداش یا پورسانت، در صورت نیاز، در دامنه پروژه تعیین خواهد شد.

روش کار حسابگاه

طراحی نظام منابع انسانی با شناخت فعالیت شرکت، ساختار فعلی و برنامه های مدیران آغاز می شود. ابتدا در جلسه آشنایی و نیازسنجی، مسائل اصلی مانند ابهام در وظایف، تداخل مسئولیت ها، ضعف هماهنگی یا نبود چارچوب حقوق و مزایا بررسی می شوند.

سپس اطلاعات سازمانی دریافت می شوند و با مدیران و افراد منتخب گفت و گو می کنیم تا وظایف واقعی، روابط کاری و نیازهای هر بخش روشن شوند. بر اساس این شناخت، پیش نویس ساختار سازمانی، شرح شغل ها و سایر مستندات تهیه می شود.

پیش نویس با مدیران شرکت مرور می شود تا تقسیم کار، حدود اختیار و قواعد پیشنهادی با شرایط اجرایی مجموعه هماهنگ باشند. پس از اعمال اصلاحات توافق شده، مستندات نهایی ارائه و نحوه استفاده و معرفی آنها به کارکنان تشریح خواهد شد.

مراحل انجام کار

مرحله اول: جلسه آشنایی و تعیین دامنه طراحی

فعالیت شرکت، تعداد کارکنان، ساختار فعلی، مشکلات اصلی و برنامه های توسعه بررسی می شوند. مشاغل، واحدها و دستورالعمل های مورد نیاز نیز در این مرحله مشخص خواهند شد.

مرحله دوم: دریافت اطلاعات و شناخت نقش های موجود

چارت، فهرست مشاغل، شرح وظایف و رویه های فعلی بررسی می شوند. با مدیران و افراد منتخب گفت و گو می کنیم تا تفاوت میان ساختار رسمی و روش واقعی انجام کارها مشخص شود.

مرحله سوم: تهیه پیش نویس نظام منابع انسانی

چارت پیشنهادی، شرح شغل ها، حدود اختیار، روابط گزارش دهی، سطوح مشاغل و چارچوب های مورد توافق تهیه می شوند. تداخل ها، مسئولیت های بدون متولی و نیازهای ساختاری نیز مشخص خواهند شد.

مرحله چهارم: بررسی پیش نویس با مدیران شرکت

ساختار و مستندات پیشنهادی مرور می شوند. امکان اجرا، تناسب مسئولیت ها و آثار تغییرات بر همکاری واحدها بررسی می شوند و اصلاحات توافق شده اعمال خواهند شد.

مرحله پنجم: ارائه مستندات نهایی و تشریح نحوه استفاده

نسخه نهایی تحویل داده می شود و روش استفاده در تقسیم کار، جذب نیرو، ارزیابی و مدیریت امور پرسنلی توضیح داده خواهد شد. اقدامات پیشنهادی برای معرفی ساختار به کارکنان نیز مشخص می شوند.

زمان اجرای پروژه پس از تعیین تعداد مشاغل، واحدها و دامنه مستندات مشخص می شود و به حجم بررسی و همکاری شرکت در تامین اطلاعات وابسته است.

خروجی محصول طراحی نظام منابع انسانی

• چارت سازمانی طراحی شده یا بازنگری شده
• شرح شغل و شرح وظایف مشاغل مورد توافق
• تعیین مسئولیت ها، حدود اختیار و روابط گزارش دهی
• شرایط احراز مشاغل منتخب
• چارچوب گروه بندی داخلی مشاغل و سطوح سازمانی
• چارچوب پیشنهادی حقوق و مزایا
• معیارهای پیشنهادی ارزیابی نقش ها در دامنه توافق شده
• دستورالعمل های اداری و پرسنلی مورد توافق
• گزارش تداخل ها، ابهام ها و خلأهای مسئولیت
• مستندات نهایی قابل ویرایش
• جلسه ارائه و تشریح نحوه استفاده از مستندات

ویژگی های مستندات نهایی

مستندات طراحی نظام منابع انسانی به صورت مرتبط با یکدیگر تهیه می شوند. جایگاه هر شغل در چارت، مسئولیت های آن، حدود اختیار و روابط کاری باید با یکدیگر هماهنگ باشند تا کارکنان با دستورهای متعارض یا انتظارهای نامشخص مواجه نشوند.

این مستندات می توانند مبنای معرفی نقش ها به کارکنان، تدوین نیازهای استخدامی و بازنگری تقسیم کار قرار بگیرند. با تغییر فعالیت یا توسعه تیم، ساختار و شرح شغل ها نیز باید بررسی و به روز شوند.

طراحی نظام منابع انسانی برای چه کسب و کارهایی است؟

• شرکت های کوچک و متوسط در حال رشد
• کسب و کارهایی که وظایف و اختیارات کارکنان در آنها روشن نیست
• شرکت هایی که با تداخل مسئولیت و دوباره کاری مواجه هستند
• مجموعه هایی که برخی فعالیت های ضروری آنها مسئول مشخصی ندارد
• شرکت هایی که قصد توسعه تیم یا ایجاد واحدهای جدید دارند
• کسب و کارهایی که تصمیم های حقوق و مزایای آنها پراکنده و موردی است
• مدیرانی که می خواهند جذب، تقسیم کار و ارزیابی کارکنان مبنای منسجم تری داشته باشد

چه اطلاعاتی برای شروع نیاز است؟

• معرفی فعالیت شرکت و برنامه های توسعه
• چارت سازمانی و فهرست کارکنان و مشاغل
• شرح شغل ها و شرح وظایف موجود، در صورت وجود
• اطلاعات مسئولیت ها و اختیارات فعلی
• ساختار حقوق و مزایا و اجزای پرداخت
• دستورالعمل ها و فرم های اداری و پرسنلی موجود
• روش فعلی ارزیابی کارکنان، در صورت وجود
• مسائل مورد نظر مدیران در تقسیم کار و مدیریت تیم
• هماهنگی گفت و گو با مدیران و افراد منتخب

دسترسی به اطلاعات پرسنلی متناسب با نیاز پروژه تعیین می شود و اطلاعات غیرضروری کارکنان برای طراحی درخواست نخواهد شد.

محدوده  محصول طراحی نظام منابع انسانی

این محصول شامل طراحی ساختار و تهیه مستندات نظام منابع انسانی است. اجرای مستمر امور پرسنلی، استخدام، محاسبه حقوق و دستمزد، استقرار نرم افزار و مدیریت دوره ای ارزیابی عملکرد، در صورت نیاز، باید جداگانه توافق شوند.

گروه بندی و سطح بندی مشاغل در این خدمت، یک چارچوب داخلی مدیریتی است. تهیه و اخذ تایید طرح رسمی طبقه بندی مشاغل از مراجع مربوط، در دامنه پایه این محصول قرار ندارد و در صورت نیاز باید جداگانه بررسی شود.

با طراحی نظام منابع انسانی، نقش افراد، قواعد همکاری و مسیر پاسخگویی را متناسب با نیاز واقعی کسب و کار خود روشن کنید.