نرم افزار بهای تمام شده چیست و چه امکاناتی باید داشته باشد؟

نرم افزار بهای تمام شده ابزاری برای جمع آوری، پردازش و تحلیل اطلاعات هزینه تولید محصولات یا ارائه خدمات است. این نرم افزار اطلاعات مربوط به مواد اولیه، دستمزد، سربار، مقدار تولید، ضایعات و موجودی ها را دریافت می کند و بهای تمام شده هر محصول، سفارش یا خدمت را محاسبه می کند.

مدیران برای قیمت گذاری، کنترل هزینه و بررسی سودآوری محصولات به اطلاعات قابل اعتماد نیاز دارند. اگر این اطلاعات در فایل های پراکنده ثبت شوند یا ارتباطی میان انبار، تولید، حقوق و دستمزد و حسابداری وجود نداشته باشد، احتمال خطا افزایش پیدا می کند.

یک نرم افزار مناسب می تواند مسیر اطلاعات را منظم کند، اما خرید نرم افزار به تنهایی برای محاسبه دقیق بهای تمام شده کافی نیست. پیش از اجرای نرم افزار باید فرایند تولید، مراکز هزینه، روش تخصیص سربار و گزارش های مورد نیاز شرکت مشخص شده باشند.

نرم افزار بهای تمام شده چه کاری انجام می دهد؟

وظیفه اصلی نرم افزار بهای تمام شده، تبدیل اطلاعات عملیات و هزینه ها به گزارش هایی قابل استفاده برای مدیریت است. این نرم افزار باید مشخص کند برای تولید هر محصول چه مقدار مواد، دستمزد و سربار مصرف شده است.

برای مثال، اطلاعات خرید و مصرف مواد از بخش انبار دریافت می شود. اطلاعات مقدار تولید، ضایعات و ساعات کار ماشین از واحد تولید می آید. هزینه نیروی انسانی از سیستم حقوق و دستمزد و سایر هزینه ها از حسابداری دریافت می شوند.

نرم افزار پس از طبقه بندی و تخصیص این اطلاعات می تواند بهای هر واحد محصول، هزینه سفارش، انحراف مصرف مواد و سودآوری محصولات را گزارش کند.

بنابراین نرم افزار حسابداری صنعتی فقط یک ماشین حساب نیست. این نرم افزار باید بین اطلاعات مالی و عملیات واقعی شرکت ارتباط ایجاد کند.

چرا کسب و کارها به نرم افزار بهای تمام شده نیاز دارند؟

در یک شرکت کوچک با تعداد محدودی محصول، شاید محاسبات اولیه با اکسل امکان پذیر باشد. اما با افزایش محصولات، مواد اولیه، سفارش ها و مراکز هزینه، کنترل اطلاعات دشوارتر می شود.

ممکن است یک ماده اولیه در چند محصول مصرف شود، هر محصول مراحل تولید متفاوتی داشته باشد و چند واحد سازمانی نیز از منابع مشترک استفاده کنند. در چنین شرایطی، ثبت دستی اطلاعات و به روزرسانی فایل ها زمان زیادی می گیرد و احتمال اشتباه بالا می رود.

نرم افزار بهای تمام شده می تواند اطلاعات را در یک ساختار مشخص نگهداری کند و امکان مقایسه هزینه محصولات، دوره ها و سفارش ها را فراهم سازد. در نتیجه مدیران سریع تر متوجه افزایش مصرف مواد، رشد هزینه سربار یا کاهش بهره وری می شوند.

اطلاعات مورد نیاز نرم افزار بهای تمام شده

نرم افزار زمانی گزارش درستی ارائه می کند که اطلاعات ورودی آن کامل و دقیق باشند. مهم ترین اطلاعات مورد نیاز عبارتند از:

• مشخصات محصولات و مواد اولیه
• فرمول ساخت یا فهرست مواد هر محصول
• مقدار واقعی مصرف مواد
• میزان تولید سالم، ضایعات و دوباره کاری
• ساعت کار کارکنان یا مبلغ دستمزد مستقیم
• ساعت کار ماشین آلات
• هزینه های سربار تولید
• مراکز هزینه و مراحل تولید
• موجودی مواد، کالای در جریان ساخت و محصول
• مبانی تخصیص هزینه های غیر مستقیم

اگر مقدار مصرف مواد یا تولید واقعی به درستی ثبت نشود، نرم افزار نیز بهای تمام شده نادرستی محاسبه خواهد کرد. به همین دلیل کیفیت اطلاعات ورودی از نام و برند نرم افزار مهم تر است.

امکانات ضروری نرم افزار بهای تمام شده

اولین قابلیت مورد نیاز، تعریف محصول و فرمول ساخت است. نرم افزار باید بتواند مواد و مقدار استاندارد مورد نیاز برای تولید هر محصول را نگهداری کند.

قابلیت بعدی، ثبت مصرف واقعی مواد است. مقایسه مصرف واقعی با مقدار استاندارد نشان می دهد آیا مواد بیشتر یا کمتر از انتظار مصرف شده اند.

نرم افزار باید امکان ثبت دستمزد مستقیم را نیز داشته باشد. این اطلاعات ممکن است بر اساس ساعت کار کارکنان، مبلغ مستقیم یا تسهیم هزینه حقوق میان محصولات ثبت شوند.

مدیریت سربار از دیگر امکانات مهم است. هزینه هایی مانند اجاره کارخانه، استهلاک، تعمیرات، انرژی و حقوق کارکنان غیر مستقیم باید در مراکز هزینه جمع آوری و با مبنای مناسب به محصولات تخصیص داده شوند.

یک نرم افزار بهای تمام شده مناسب باید امکانات زیر را نیز داشته باشد:

• تعریف مراکز هزینه و مراحل تولید
• تعریف سفارش تولید
• ثبت کالای در جریان ساخت
• محاسبه بهای تمام شده هر محصول
• محاسبه بهای سفارش و مرحله تولید
• ثبت و تحلیل ضایعات
• محاسبه هزینه واقعی و استاندارد
• تحلیل انحراف مواد، دستمزد و سربار
• مقایسه بهای تمام شده دوره های مختلف
• تهیه گزارش سودآوری محصولات
• ارتباط با انبار، حسابداری و حقوق و دستمزد
• خروجی اکسل و گزارش های مدیریتی

وجود تمام این امکانات همیشه ضروری نیست. نرم افزار باید با اندازه، نوع تولید و پیچیدگی فعالیت شرکت متناسب باشد.

تفاوت نرم افزار بهای تمام شده با نرم افزار حسابداری

نرم افزار حسابداری برای ثبت رویدادهای مالی، نگهداری حساب ها و تهیه گزارش های مالی استفاده می شود. اما نرم افزار بهای تمام شده اطلاعات هزینه را با جزئیات بیشتری به محصول، سفارش، پروژه یا فرایند تولید ارتباط می دهد.

در نرم افزار حسابداری ممکن است کل هزینه برق کارخانه در یک حساب ثبت شود. سیستم بهای تمام شده باید مشخص کند چه بخشی از این هزینه به هر مرکز تولید و در نهایت به هر محصول مربوط است.

برخی نرم افزارهای حسابداری دارای ماژول تولید یا بهای تمام شده هستند. در برخی شرکت ها نیز یک نرم افزار جداگانه برای محاسبات بهای تمام شده استفاده و نتیجه آن به سیستم حسابداری منتقل می شود.

انتخاب بین این دو حالت به امکانات نرم افزار فعلی، تعداد محصولات، پیچیدگی تولید و نیاز گزارش گیری شرکت بستگی دارد.

نرم افزار بهای تمام شده یا اکسل؟

اکسل برای طراحی مدل اولیه، انجام محاسبات ساده و تحلیل اطلاعات ابزار مفیدی است. شرکت های کوچک می توانند با یک فایل منظم، بهای محصولات محدود خود را محاسبه کنند.

اما با افزایش حجم اطلاعات، کنترل نسخه فایل ها، دسترسی کاربران و جلوگیری از حذف فرمول ها دشوار می شود. همچنین اتصال اطلاعات انبار، تولید و حسابداری در اکسل معمولا به ورود دستی نیاز دارد.

نرم افزار امکان کنترل دسترسی، ذخیره سابقه اطلاعات، گزارش گیری منظم و ارتباط میان بخش های مختلف را فراهم می کند. با این حال، نرم افزار هزینه خرید، استقرار، آموزش و نگهداری دارد.

بنابراین پاسخ یکسانی برای همه شرکت ها وجود ندارد. کسب و کار کوچک با تولید ساده ممکن است در ابتدا به یک ابزار محاسباتی نیاز داشته باشد، در حالی که یک کارخانه با چند خط تولید به سیستم جامع تری احتیاج دارد.

ابزارهای بهایاب حسابگاه چه کاربردی دارند؟

کسب و کارهایی که هنوز به یک نرم افزار جامع تولید نیاز ندارند، می توانند برای شروع از ابزارهای بهایاب حسابگاه استفاده کنند. این ابزارها برای ساده تر کردن محاسبه و تحلیل بهای تمام شده طراحی شده اند.

بهایاب جامع امکان وارد کردن اطلاعات مواد، دستمزد و سربار را فراهم می کند و سهم هر جزء از بهای تمام شده را نشان می دهد. بهایاب رستوران و کافه برای محاسبه هزینه دستور تهیه، نیروی کار و سربار کاربرد دارد و بهایاب پوشاک نیز هزینه پارچه، ملزومات، دوخت و سایر مخارج تولید را بررسی می کند.

بهایاب ها جایگزین کامل نرم افزار جامع حسابداری و تولید در کارخانه های بزرگ نیستند. این ابزارها بیشتر برای کسب و کارهای کوچک، محاسبات اولیه، تحلیل یک محصول و شناخت ساختار هزینه مناسب هستند.

بهای تمام شده واقعی و استاندارد در نرم افزار بهای تمام شده

یک نرم افزار مناسب باید بتواند هزینه استاندارد و هزینه واقعی را نگهداری کند. هزینه استاندارد نشان می دهد تولید محصول در شرایط مورد انتظار چه مقدار باید هزینه داشته باشد.

هزینه واقعی بر اساس مواد، دستمزد و سرباری که واقعا مصرف شده اند محاسبه می شود. اختلاف میان این دو، انحراف نام دارد.

برای مثال، اگر مصرف استاندارد یک ماده برای هر محصول دو کیلوگرم باشد اما مصرف واقعی به ۲٫۳ کیلوگرم برسد، انحراف مصرف مواد ایجاد شده است. نرم افزار باید مبلغ و علت احتمالی این انحراف را برای بررسی مدیریت مشخص کند.

تحلیل انحرافات فقط برای ثبت حسابداری نیست. این گزارش ها می توانند مشکلات خرید، تولید، نگهداری ماشین آلات یا کیفیت مواد اولیه را آشکار کنند.

مراحل پیاده سازی نرم افزار بهای تمام شده

پیاده سازی نرم افزار باید با شناخت فرایند تولید آغاز شود. لازم است مشخص شود مواد از چه مسیری وارد تولید می شوند، محصول چه مراحلی را طی می کند و اطلاعات در هر مرحله توسط چه واحدی ثبت می شوند.

در مرحله بعد محصولات، مواد اولیه، مراکز هزینه و مراحل تولید تعریف می شوند. سپس فرمول ساخت، مبانی تخصیص سربار و روش ثبت دستمزد تعیین خواهند شد.

بعد از ورود اطلاعات پایه، نرم افزار باید با اطلاعات واقعی یک دوره آزمایش شود. نتیجه محاسبات با اسناد انبار، حسابداری و گزارش تولید تطبیق داده می شود تا مغایرت ها شناسایی شوند.

آموزش کاربران نیز اهمیت زیادی دارد. اگر کارکنان انبار، تولید و حسابداری اطلاعات را به شکل متفاوت یا با تاخیر ثبت کنند، گزارش نهایی قابل اعتماد نخواهد بود.

پیاده سازی موفق فقط بر عهده حسابداری نیست. واحدهای تولید، انبار، منابع انسانی، فناوری اطلاعات و مدیریت نیز باید در این فرایند مشارکت داشته باشند.

چگونه نرم افزار بهای تمام شده مناسب انتخاب کنیم؟

پیش از خرید نرم افزار باید نیازهای شرکت نوشته شوند. تعداد محصولات، نوع تولید، مراحل عملیات، روش هزینه یابی، تعداد کاربران و گزارش های مورد نیاز باید مشخص باشند.

در جلسه معرفی نرم افزار بهتر است از فروشنده خواسته شود محاسبات را با یک نمونه واقعی از اطلاعات شرکت انجام دهد. نمایش منوها به تنهایی برای ارزیابی نرم افزار کافی نیست.

هنگام انتخاب نرم افزار این موارد را بررسی کنید:

• آیا نرم افزار با نوع تولید شرکت سازگار است؟
• آیا فرمول ساخت و مصرف واقعی را نگهداری می کند؟
• آیا روش تخصیص سربار قابل تنظیم است؟
• آیا به انبار، تولید و حسابداری متصل می شود؟
• آیا امکان اصلاح و ردیابی اطلاعات وجود دارد؟
• آیا گزارش های آن برای مدیران قابل فهم هستند؟
• هزینه آموزش، پشتیبانی و توسعه چقدر است؟
• اطلاعات چگونه پشتیبان گیری و محافظت می شوند؟

نرم افزاری که امکانات زیادی دارد اما با فرایند شرکت سازگار نیست، انتخاب مناسبی نخواهد بود.

اشتباهات رایج در اجرای سیستم بهای تمام شده

یکی از اشتباهات رایج این است که شرکت پیش از طراحی فرایند و کدینگ مناسب، نرم افزار خریداری می کند. در این شرایط مشکلات قبلی وارد سیستم جدید می شوند.

انتظار محاسبه خودکار بدون ثبت اطلاعات تولید نیز اشتباه است. نرم افزار برای محاسبه هزینه به مقدار تولید، مصرف مواد، زمان کار و هزینه های واقعی نیاز دارد.

استفاده از یک مبنای واحد برای تخصیص تمام سربارها، تعریف نکردن مراکز هزینه، نادیده گرفتن ضایعات و به روز نکردن فرمول ساخت از دیگر خطاهای رایج هستند.

همچنین نباید تمام گزارش ها فقط در اختیار حسابداری باقی بمانند. مدیر تولید، مدیر فروش و مدیرعامل باید گزارش متناسب با نیاز خود را دریافت کنند.

جمع بندی نرم افزار بهای تمام شده

نرم افزار بهای تمام شده زمانی ارزشمند است که اطلاعات عملیات را به گزارش های مناسب برای تصمیم گیری تبدیل کند. این نرم افزار باید مواد، دستمزد، سربار، تولید و موجودی را به یکدیگر مرتبط سازد و هزینه هر محصول یا سفارش را مشخص کند.

انتخاب نرم افزار باید بر اساس نیاز واقعی کسب و کار انجام شود. برخی شرکت ها به یک سیستم جامع تولید نیاز دارند و برخی دیگر می توانند کار را با اکسل یا ابزارهای ساده تری مانند بهایاب های حسابگاه آغاز کنند.

مهم تر از نام نرم افزار بهای تمام شده، طراحی درست نرم افزار بهای تمام شده، کیفیت اطلاعات ورودی و استفاده مدیران از گزارش هاست. اگر این سه عامل وجود نداشته باشند، حتی پیشرفته ترین نرم افزار نیز عدد قابل اعتمادی برای تصمیم گیری ارائه نخواهد کرد.
برای مطالعه بیشتر حتما یادداشت بهایابی چیست؟ را بخوانید.