نرم افزار بستن حساب حسابگاه چیست و چگونه کار می کند؟
بستن حساب ها در بسیاری از شرکت ها با فایل های اکسل، پیام های پراکنده، تماس های مکرر و پیگیری شفاهی انجام می شود. هر حسابدار بخشی از کار را بر عهده می گیرد، اما مدیر مالی تصویر دقیقی از وضعیت کل عملیات ندارد. گاهی نیز فراموش شدن یک کنترل یا تاخیر یک واحد، تهیه گزارش های مالی را چند روز به عقب می اندازد.
نرم افزار بستن حساب حسابگاه برای حل همین مشکل طراحی شده است. این نرم افزار فرایند بستن دوره مالی را به مجموعه ای از مراحل، کنترل ها، وظایف و تاییدهای قابل پیگیری تبدیل می کند تا مشخص باشد هر کار باید توسط چه فردی، در چه زمانی و با چه مستنداتی انجام شود.
هدف نرم افزار بستن حساب حسابگاه فقط صدور سند اختتامیه نیست. ثبت های حسابداری همچنان در نرم افزار حسابداری شرکت انجام می شوند. نرم افزار حسابگاه برای مدیریت عملیات، هماهنگی افراد، نگهداری مدارک و کنترل پیشرفت بستن حساب ها به کار می رود.
مشکل روش سنتی بستن حساب ها چیست؟
عملیات بستن دوره معمولا فقط بر عهده یک نفر نیست. حسابداران، مدیر مالی، انبار، منابع انسانی، فروش، خرید و گاهی مدیریت شرکت در آن نقش دارند.
واحد انبار باید موجودی را کنترل کند، منابع انسانی اطلاعات حقوق را ارائه دهد، حسابدار خزانه مغایرت های بانکی را بررسی کند و حسابدار فروش مانده مشتریان را تطبیق دهد. مدیر مالی نیز باید نتیجه کنترل ها و ثبت های اصلاحی را تایید کند.
اگر این فعالیت ها در چند فایل و پیام مختلف نگهداری شوند، مشکلات زیر به وجود می آیند:
- مشخص نیست هر فعالیت در چه وضعیتی قرار دارد.
- بعضی کنترل ها فراموش یا دوباره انجام می شوند.
- مسئول هر کار و زمان تحویل آن روشن نیست.
- مدارک و مستندات در محل های مختلف باقی می مانند.
- مدیر مالی مجبور است وضعیت کارها را از افراد مختلف بپرسد.
- تاییدها و اصلاحات انجام شده قابل ردیابی نیستند.
- فرایند بستن حساب ها به حضور افراد خاص وابسته می شود.
نرم افزار بستن حساب حسابگاه با ایجاد یک مسیر مشخص، این اطلاعات را در یک محیط واحد نگهداری می کند.
نرم افزار بستن حساب حسابگاه چه کاری انجام می دهد؟
نرم افزار بستن حساب حسابگاه به شرکت کمک می کند فرایند پایان دوره را از مرحله راه اندازی تا تایید نهایی و دریافت خروجی مدیریت کند.
در این نرم افزار ابتدا شرکت، دوره مالی و واحدهای درگیر تعریف می شوند. سپس اعضا، نقش ها، مسئولان هر مرحله و کنترل های مورد نیاز مشخص خواهند شد. با شروع دوره، افراد وظایف خود را انجام می دهند و مدارک لازم را در اختیار مسئول بررسی قرار می دهند.
مدیر مالی می تواند مشاهده کند چه تعداد کنترل تکمیل شده، کدام موارد در انتظار بررسی هستند و تاخیر یا مانع در کدام بخش وجود دارد.
پس از عبور کنترل ها از مراحل مجاز و دریافت تایید نهایی، دوره برای بستن آماده می شود. در پایان نیز گزارش ها و خروجی های قابل نگهداری در دسترس قرار می گیرند.
راه اندازی شرکت در نرم افزار بستن حساب حسابگاه
اولین مرحله استفاده از نرم افزار، راه اندازی شرکت است. برای شروع، اطلاعات پایه شرکت و مدیر مالی ثبت می شوند. اطلاعات تکمیلی کاربران و ساختار سازمانی را می توان در ادامه فرایند تکمیل کرد.
تعریف جداگانه شرکت باعث می شود دوره ها، کاربران، واحدها و کنترل های هر مجموعه به صورت منظم نگهداری شوند. این قابلیت برای مدیران مالی یا مشاورانی که چند شرکت را مدیریت می کنند اهمیت بیشتری دارد.
هر شرکت ممکن است ساختار متفاوتی داشته باشد. یک شرکت کوچک شاید تنها چند کاربر مالی داشته باشد، اما در یک شرکت بزرگ واحدهایی مانند انبار، فروش، منابع انسانی، خرید و تولید نیز در بستن حساب ها نقش دارند.
تعریف دوره مالی در نرم افزار بستن حساب حسابگاه
پس از راه اندازی شرکت، دوره مورد نظر ایجاد می شود. دوره می تواند برای بستن ماهانه یا پایان سال مورد استفاده قرار گیرد.
در ابتدا دوره به صورت پیش نویس ساخته می شود تا مدیر بتواند ساختار آن را تکمیل کند. ایجاد پیش نویس به معنای شروع عملیات و مصرف اعتبار دوره نیست. پس از نهایی شدن تنظیمات و بررسی آمادگی، دوره به صورت قطعی آغاز می شود.
جدا بودن دوره ها این امکان را فراهم می کند که سوابق بستن حساب های هر ماه یا سال مستقل نگهداری شوند. در نتیجه می توان عملکرد دوره های مختلف را بررسی و نقاط تاخیر یا کنترل های پرتکرار را شناسایی کرد.
تعریف واحدهای درگیر
بستن حساب ها فقط یک فعالیت داخل واحد حسابداری نیست. بخشی از اطلاعات و مدارک مورد نیاز در اختیار سایر واحدهای شرکت قرار دارد.
در نرم افزار بستن حساب حسابگاه می توان واحدهای درگیر را تعریف و کنترل های مربوط به هر واحد را مشخص کرد. اضافه کردن یک واحد به تنهایی کنترل جدید ایجاد نمی کند؛ بلکه مدیر می تواند هنگام تنظیم فهرست کنترل ها، وظایف مرتبط با آن واحد را تعیین کند.
برای مثال، واحدهای زیر ممکن است در فرایند حضور داشته باشند:
- حسابداری و امور مالی
- خزانه و بانک
- فروش و وصول مطالبات
- خرید و تامین کنندگان
- انبار
- منابع انسانی و حقوق
- تولید
- مدیریت
این ساختار باعث می شود بستن حساب ها از یک وظیفه مبهم به مجموعه ای از مسئولیت های مشخص تبدیل شود.
تعیین مسئول هر مرحله
یکی از امکانات مهم نرم افزار، تعریف نقش و مسئول برای مراحل مختلف است. می توان تعیین کرد هر کنترل توسط چه فردی انجام شود و چه کسی مسئول بررسی یا تایید آن باشد.
هر کنترل از پایین ترین نقش موجود آغاز می شود و پس از انجام، به سطح بعدی می رود. تایید کننده نهایی نیز نتیجه را بررسی می کند. مالک شرکت یا فرد مجاز می تواند در شرایط مشخص و با ثبت دلیل، وظیفه را به عضو دیگری ارجاع دهد.
این فرایند چند مزیت دارد:
- مسئولیت هر فرد روشن است.
- انتقال وظیفه قابل ردیابی خواهد بود.
- هیچ کنترل مهمی بدون تایید نهایی بسته نمی شود.
- مدیر می تواند موارد متوقف شده را شناسایی کند.
- سابقه انجام و تایید فعالیت ها باقی می ماند.
فهرست کنترل های بستن حساب
قلب عملیات پایان دوره، فهرست کنترل هاست. کنترل ها اقداماتی هستند که پیش از نهایی شدن گزارش های مالی باید انجام شوند.
کنترل بانک و صندوق، بررسی حساب مشتریان، تطبیق تامین کنندگان، کنترل موجودی، بررسی دارایی های ثابت، ثبت استهلاک، کنترل حقوق و دستمزد و بررسی حساب های مالیاتی نمونه هایی از این فعالیت ها هستند.
در نرم افزار بستن حساب حسابگاه می توان کنترل های مرجع را مرور، کم یا زیاد و در صورت نیاز کنترل اختصاصی ایجاد کرد. این موضوع اهمیت زیادی دارد؛ زیرا نوع و گستردگی کنترل های یک شرکت تولیدی با شرکت خدماتی یا بازرگانی یکسان نیست.
پس از تکمیل فهرست، تنظیمات ذخیره و تایید می شوند تا همان کنترل ها مبنای اجرای دوره قرار بگیرند.
بررسی آمادگی پیش از شروع دوره
پیش از شروع قطعی دوره، نرم افزار وضعیت آماده سازی را بررسی می کند. اطلاعات شرکت، دوره، واحدها، اعضا، نقش ها و فهرست کنترل ها باید به اندازه کافی تکمیل شده باشند.
این مرحله مانع از آن می شود که دوره ای ناقص و بدون مسئول مشخص آغاز شود. مدیر ابتدا نواقص را برطرف می کند و سپس دوره را شروع خواهد کرد.
پس از آغاز دوره، کنترل ها در مسیر اجرایی قرار می گیرند و کاربران می توانند فعالیت های مربوط به خود را انجام دهند.
مدیریت مستندات و شواهد
انجام یک کنترل بدون مدرک قابل بررسی، ارزش محدودی دارد. برای مثال، اعلام انجام مغایرت بانکی زمانی قابل اتکاست که فایل مغایرت، صورتحساب بانک یا توضیح اختلاف ها نیز در دسترس باشد.
در فرایند نرم افزار بستن حساب، مدارک و شواهد مرتبط با فعالیت ها در کنار همان کنترل نگهداری می شوند. این ساختار باعث می شود مدیر مالی یا فرد تایید کننده برای یافتن مدارک مجبور به جستجو در پیام رسان، ایمیل یا پوشه های متعدد نباشد.
نگهداری مستندات در کنار وظایف، رسیدگی حسابرس و بررسی های بعدی را نیز ساده تر می کند.
داشبورد و پیگیری پیشرفت
در روش سنتی، مدیر مالی معمولا برای اطلاع از وضعیت کارها باید با افراد مختلف تماس بگیرد. در نرم افزار، وضعیت فعالیت ها از طریق گزارش و داشبورد قابل مشاهده است.
مدیر می تواند کنترل های تکمیل شده، فعالیت های در انتظار، موارد برگشت خورده و وظایف دارای تاخیر را مشاهده کند. این شفافیت کمک می کند گلوگاه ها پیش از نزدیک شدن به مهلت نهایی شناسایی شوند.
هدف داشبورد فقط نمایش درصد پیشرفت نیست. مدیر باید بداند کدام کنترل مهم انجام نشده و دلیل توقف آن چیست.
بستن نهایی دوره و دریافت خروجی
پس از انجام کنترل ها، عبور از مراحل بررسی و دریافت تایید نهایی، دوره برای بستن آماده می شود. بستن دوره یک اقدام مستقل است و باید پس از اطمینان از تکمیل فرایند انجام شود.
بعد از بستن، گزارش های نهایی و خروجی های قابل نگهداری در دسترس قرار می گیرند. این سوابق نشان می دهند چه فعالیت هایی انجام شده، مسئولان چه کسانی بوده اند و کنترل ها چگونه تایید شده اند.
وجود چنین سابقه ای باعث می شود دوره بعد از نقطه صفر آغاز نشود و شرکت بتواند فرایند بستن حساب های خود را به مرور بهبود دهد.
نرم افزار بستن حساب حسابگاه جایگزین چه چیزی می شود؟
نرم افزار بستن حساب حسابگاه جایگزین سیستم حسابداری، ثبت سند یا تهیه خودکار صورت های مالی نیست. نرم افزار حسابداری، اطلاعات مالی و اسناد شرکت را ثبت می کند؛ اما نرم افزار بستن حساب حسابگاه، فرایند کنترل و نهایی کردن آن اطلاعات را مدیریت می کند.
این راهکار می تواند جایگزین یا تکمیل کننده موارد زیر باشد:
- چک لیست های پراکنده اکسل
- پیگیری وظایف در پیام رسان
- ارسال مدارک در گروه ها و ایمیل ها
- تاییدهای شفاهی
- فایل های متعدد و بدون نسخه مشخص
- گزارش گیری دستی از وضعیت عملیات
به زبان ساده، نرم افزار حسابداری محل ثبت عددهاست و نرم افزار بستن حساب حسابگاه، مسیر اطمینان از کامل و صحیح بودن آن عددها را مدیریت می کند.
نرم افزار بستن حساب حسابگاه برای چه شرکت هایی مناسب است؟
این نرم افزار برای شرکت هایی مناسب است که بستن حساب ها میان چند نفر یا چند واحد توزیع شده است. مدیران مالی، موسسات خدمات مالی، گروه های شرکتی و مشاورانی که چند مجموعه را کنترل می کنند نیز می توانند از این ساختار استفاده کنند.
حتی در یک شرکت کوچک، داشتن فرایند مشخص می تواند وابستگی عملیات به حافظه یک حسابدار را کاهش دهد. در شرکت های بزرگ تر نیز تعیین مسئول، نگهداری شواهد و گردش تاییدها اهمیت بیشتری پیدا می کند.
این نرم افزار به ویژه برای مجموعه هایی کاربردی است که با مشکلات زیر روبرو هستند:
- بستن حساب ها همیشه با تاخیر انجام می شود.
- وضعیت وظایف برای مدیر مالی مشخص نیست.
- کنترل ها به افراد خاص وابسته هستند.
- مدارک پایان دوره پراکنده اند.
- بعضی فعالیت ها فراموش می شوند.
- مسئول و تایید کننده هر کنترل مشخص نیست.
- تجربه دوره های قبل در دوره جدید استفاده نمی شود.
مزایای استفاده از نرم افزار بستن حساب حسابگاه
مهم ترین مزیت نرم افزار، تبدیل عملیات بستن حساب ها به یک فرایند تکرارپذیر و قابل اندازه گیری است.
با استفاده از این سیستم:
- وظایف و مسئولان شفاف می شوند.
- کنترل ها در یک مسیر مشخص انجام می شوند.
- تاییدها و ارجاع وظایف قابل ردیابی خواهند بود.
- شواهد و مدارک در کنار هر کنترل نگهداری می شوند.
- وضعیت پیشرفت برای مدیر مالی قابل مشاهده است.
- احتمال فراموش شدن فعالیت ها کاهش پیدا می کند.
- سوابق دوره های گذشته حفظ می شوند.
- آمادگی برای حسابرسی و بررسی های داخلی افزایش پیدا می کند.
- دانش بستن حساب ها از ذهن افراد به فرایند سازمانی منتقل می شود.
چگونه نرم افزار بستن حساب حسابگاه را تهیه کنیم؟
برای مشاهده امکانات نرم افزار بستن حساب حسابگاه، راهنمای استفاده و گزینه های خرید می توانید وارد صفحه نرم افزار بستن حساب حسابگاه شوید.
پیش از شروع بهتر است مشخص کنید بستن حساب ها در شرکت شما شامل چه فعالیت هایی است، چه واحدهایی در آن نقش دارند و تایید نهایی هر بخش بر عهده چه کسی است. این اطلاعات راه اندازی نرم افزار و طراحی مسیر کنترل را ساده تر می کنند.
اگر تاکنون فرایند مدونی نداشته اید، می توانید کار را با کنترل های اصلی آغاز کنید و پس از اجرای یک یا دو دوره، فهرست فعالیت ها و مسئولیت ها را تکمیل نمایید.
جمع بندی نرم افزار بستن حساب حسابگاه
بستن حساب ها فقط صدور چند سند در پایان سال نیست. این کار مجموعه ای از کنترل ها، تطبیق ها، اصلاحات، مدارک و تاییدهاست که باید پیش از نهایی شدن گزارش های مالی انجام شوند.
نرم افزار بستن حساب حسابگاه این عملیات را از حالت پراکنده و فردمحور خارج می کند و در قالب یک جریان مشخص قرار می دهد. تعریف دوره، تعیین واحدها و مسئولان، تنظیم فهرست کنترل ها، مدیریت مدارک، گردش تایید، مشاهده پیشرفت و بستن نهایی دوره از بخش های اصلی این مسیر هستند.
اگر می خواهید بستن حساب ها را منظم تر، شفاف تر و قابل پیگیری انجام دهید، می توانید اطلاعات بیشتر و گزینه های دسترسی را در صفحه نرم افزار بستن حساب حسابگاه مشاهده کنید.
همچنین می توانید برای اطلاعات بیشتر کتاب بستن حسابها را از مربی حسابداری بخوانید.