طراحی ابزارهای تصمیم سازی

پیش از انتخاب یک مسیر، اثر مالی گزینه های خود را بررسی کنید.

برای رسیدن به سود مورد نظر، چقدر باید بفروشید؟ اگر قیمت فروش یا هزینه مواد تغییر کند، سود چه تغییری خواهد کرد؟ آیا پذیرش یک سفارش با قیمت متفاوت به نفع شرکت است؟ افزایش ظرفیت از چه سطحی به سرمایه گذاری و هزینه های جدید نیاز دارد؟

تجربه مدیران زمانی کاربرد بیشتری پیدا می کند که در کنار اطلاعات و تحلیل قرار بگیرد. ابزارهای تصمیم سازی کمک می کنند مفروضات یک تصمیم روشن شوند، گزینه ها قابل مقایسه باشند و پیامدهای احتمالی آنها پیش از اجرا بررسی شوند.

در محصول طراحی ابزارهای تصمیم سازی، حسابگاه ابزارهای تحلیلی اختصاصی متناسب با پرسش ها، اطلاعات و شرایط فعالیت شرکت شما طراحی می کند. این ابزارها می توانند اثر تغییر فروش، قیمت، هزینه، ظرفیت و سایر متغیرهای منتخب را بر سودآوری، نیاز نقدی و عملکرد کسب و کار نشان دهند.

خروجی این خدمت، فایل های قابل استفاده همراه با توضیح مفروضات، گزارش نتایج و راهنمای کار با ابزار است. نوع و تعداد ابزارها در ابتدای پروژه مشخص می شوند.

اهداف و مزایای ابزارهای تصمیم سازی

هدف، تبدیل یک پرسش مدیریتی به یک تحلیل روشن و قابل تکرار است. به جای محاسبات پراکنده، ورودی ها و روابط محاسباتی در یک ساختار مشخص قرار می گیرند تا مدیران بتوانند گزینه ها را بر مبنای یکسان بررسی کنند.

این ابزارها کمک می کنند عوامل موثر بر نتیجه شناخته شوند، محدودیت های تصمیم مشخص باشند و تغییر مفروضات به سرعت در نتایج منعکس شود. کیفیت خروجی به اطلاعات ورودی و تناسب مفروضات با شرایط واقعی کسب و کار وابسته است.

ابزارهای قابل طراحی

تحلیل نقطه سر به سر

این ابزار مشخص می کند با مفروضات تعیین شده درباره قیمت، هزینه های متغیر و هزینه های ثابت، چه مقدار فروش برای پوشش هزینه ها لازم است.

برای شرکت های دارای چند محصول یا خدمت، ترکیب فروش نیز اهمیت دارد. تغییر سهم محصولات با حاشیه های متفاوت می تواند نقطه سر به سر را تغییر دهد.

تحلیل ادامه فعالیت یا توقف موقت

این ابزار به بررسی تصمیم ادامه فعالیت، کاهش ظرفیت یا توقف موقت در شرایط نامساعد کمک می کند. در تحلیل، درآمد قابل دستیابی، هزینه های قابل اجتناب و هزینه های مرتبط با توقف و شروع مجدد بررسی می شوند.

تصمیم تعطیلی فقط با مشاهده زیان حسابداری گرفته نمی شود. تعهدات قراردادی، پیامدهای عملیاتی و هزینه هایی که در صورت توقف همچنان باقی می مانند نیز باید مورد توجه قرار بگیرند.

تحلیل حاشیه ایمنی

حاشیه ایمنی نشان می دهد فروش واقعی یا برنامه ریزی شده چه فاصله ای با فروش سر به سر دارد. این ابزار کمک می کند میزان تحمل کاهش فروش، با مفروضات مشخص، بررسی شود.

محاسبه فروش لازم برای سود هدف

با تعیین سود مورد نظر و مفروضات هزینه و قیمت، مقدار یا مبلغ فروش لازم محاسبه می شود. در صورت نیاز، اثر محدودیت ظرفیت یا تغییر هزینه ها در سطوح مختلف فعالیت نیز در ابزار لحاظ خواهد شد.

تفکیک و تحلیل هزینه های ثابت و متغیر

رفتار هزینه ها بر اساس ماهیت فعالیت و اطلاعات موجود بررسی می شود. هزینه های مختلط یا هزینه هایی که در سطوح مشخصی افزایش پیدا می کنند نیز، حسب نیاز، در تحلیل قرار می گیرند.

این تفکیک به ایجاد مبنای مناسب برای تحلیل سود، نقطه سر به سر و اثر تغییر حجم فعالیت کمک می کند.

تحلیل مقیاس پذیری کسب و کار

اثر رشد فعالیت بر درآمد، هزینه، ظرفیت و نیاز مالی بررسی می شود. ابزار می تواند نشان دهد در چه سطحی از فروش یا تولید، به نیروی انسانی، تجهیزات، فضای بیشتر یا سرمایه در گردش اضافی نیاز خواهید داشت.

هدف، بررسی این موضوع است که رشد کسب و کار با چه منابع و هزینه هایی همراه می شود و چگونه بر سود و نقدینگی اثر می گذارد.

تحلیل حساسیت

اثر تغییر یک یا چند متغیر منتخب بر نتیجه بررسی می شود؛ مانند تغییر قیمت فروش، هزینه مواد، مقدار فروش یا دوره وصول.

این تحلیل کمک می کند متغیرهایی که نتیجه بیشترین حساسیت را نسبت به آنها دارد، شناسایی شوند و در تصمیم گیری و پایش مورد توجه قرار بگیرند.

ابزارهای اختصاصی متناسب با تصمیم شرکت

بسته به نیاز کسب و کار، ابزارهای دیگری نیز قابل طراحی هستند؛ مانند:

• مقایسه پذیرش یا رد یک سفارش خاص
• بررسی تولید داخلی یا خرید از بیرون
• مقایسه روش های تامین و شرایط پرداخت
• بررسی اثر تخفیف بر سود و حجم فروش لازم
• مقایسه ترکیب محصولات با توجه به محدودیت ظرفیت
• بررسی گزینه های افزایش ظرفیت یا توسعه فعالیت

دامنه هر ابزار، اطلاعات مورد نیاز و شاخص های خروجی پیش از طراحی مشخص می شوند.

روش کار حسابگاه

طراحی ابزارهای تصمیم سازی با شناخت پرسش واقعی مدیران آغاز می شود. ابتدا مشخص می کنیم شرکت چه تصمیمی پیش رو دارد، چه گزینه هایی قابل بررسی هستند و برای مقایسه آنها به چه اطلاعاتی نیاز است.

سپس داده های موجود بررسی می شوند و مفروضات و روابط محاسباتی با شرکت توافق خواهند شد. بر این اساس، پیش نویس ابزار تهیه می شود و با چند حالت نمونه، عملکرد آن بررسی خواهد شد.

در جلسه مرور پیش نویس، منطق محاسبات، نحوه ورود اطلاعات و تفسیر نتایج توضیح داده می شوند. پس از اعمال اصلاحات توافق شده، فایل نهایی همراه با راهنمای استفاده و گزارش تحلیل تحویل داده خواهد شد.

مراحل انجام کار طراحی ابزارهای تصمیم سازی

مرحله اول: جلسه آنلاین شناخت نیاز و تعیین ابزارها

پرسش های مدیریتی، گزینه های تصمیم و نتایج مورد انتظار مشخص می شوند. نوع و تعداد ابزارها و دامنه طراحی نیز تعیین خواهند شد.

مرحله دوم: دریافت اطلاعات و نهایی کردن مفروضات

اطلاعات فروش، هزینه، ظرفیت و سایر داده های مرتبط دریافت می شوند. مفروضات، محدودیت ها و مبنای محاسبات با مدیران شرکت بررسی و نهایی خواهند شد.

مرحله سوم: طراحی پیش نویس ابزارها

ورودی ها، فرمول ها و خروجی ها در فایل قرار می گیرند. محاسبات با داده های نمونه بررسی می شوند و نحوه نمایش نتایج طراحی خواهد شد.

مرحله چهارم: جلسه آنلاین بررسی و اصلاح

پیش نویس با شرکت مرور می شود. تغییر ورودی ها و اثر آنها بر نتایج بررسی می شوند و اصلاحات مورد توافق اعمال خواهند شد.

مرحله پنجم: تحویل نهایی و آموزش استفاده

فایل ها و گزارش تحلیلی تحویل داده می شوند. نحوه استفاده، به روزرسانی ورودی ها و تفسیر نتایج در جلسه آنلاین توضیح داده خواهد شد.

زمان اجرای پروژه پس از تعیین تعداد ابزارها، پیچیدگی محاسبات و وضعیت اطلاعات مشخص می شود.

خروجی محصول

• فایل های اکسل تحلیلی اختصاصی برای ابزارهای مورد توافق
• بخش مشخص ورود اطلاعات و مفروضات
• مدل های محاسباتی متناسب با پرسش های شرکت
• جدول ها و نمودارهای مرتبط برای مقایسه نتایج
• نمونه تحلیل با اطلاعات ارائه شده
• گزارش نتایج و نکات مدیریتی
• مستند مفروضات و محدودیت های هر ابزار
• راهنمای استفاده و به روزرسانی
• جلسه آنلاین آموزش و پاسخ به پرسش ها

همه ابزارهای معرفی شده لزوما در یک سفارش طراحی نمی شوند. خروجی نهایی بر اساس ابزارهای منتخب و دامنه توافق شده تهیه خواهد شد.

ویژگی های فایل های نهایی

در فایل های تصمیم سازی، ورودی ها از بخش محاسبات و نتایج قابل تشخیص هستند. کاربر می تواند متغیرهای تعیین شده را تغییر دهد و اثر آنها را بر خروجی های مرتبط مشاهده کند.

واحد مبالغ، دوره تحلیل و مبنای محاسبات مشخص می شوند تا نتایج قابل تفسیر باشند. ابزارها برای نیاز توافق شده طراحی می شوند و افزودن تصمیم ها یا قابلیت های جدید، در صورت نیاز، با بررسی و توافق جداگانه امکان پذیر خواهد بود.

مناسب برای چه کسب و کارهایی است؟

• شرکت هایی که برای قیمت گذاری یا تعیین هدف فروش به تحلیل نیاز دارند.
• کسب و کارهایی که می خواهند اثر تغییر هزینه و فروش را بررسی کنند.
• مجموعه های تولیدی و خدماتی دارای محدودیت ظرفیت
• مدیرانی که میان چند گزینه عملیاتی یا مالی تصمیم می گیرند.
• شرکت های در حال رشد که می خواهند نیاز منابع و هزینه توسعه را بشناسند.
• کسب و کارهایی که محاسبات مدیریتی آنها پراکنده یا وابسته به افراد است.
• مدیران مالی که به ابزارهای قابل به روزرسانی برای تحلیل نیاز دارند.

چه اطلاعاتی برای شروع نیاز است؟

• شرح تصمیم ها و پرسش های مورد نظر مدیران
• معرفی محصولات، خدمات و فرآیندهای مرتبط
• اطلاعات مقدار فروش، قیمت و ترکیب فروش
• اطلاعات هزینه ها و بهای تمام شده موجود
• اطلاعات ظرفیت و محدودیت های عملیاتی
• شرایط دریافت و پرداخت، در صورت ارتباط با ابزار
• گزینه های قابل اجرا و هزینه های مرتبط با آنها
• فایل ها و روش های محاسباتی فعلی، در صورت وجود

اگر بخشی از اطلاعات موجود نباشد، امکان استفاده از مفروضات جایگزین بررسی می شود و محدودیت نتایج به روشنی مشخص خواهد شد.

محدوده این محصول

این خدمت شامل طراحی ابزارهای منتخب، تحلیل اولیه و آموزش استفاده است. اتصال خودکار به سیستم های شرکت، استقرار در نرم افزار، تامین مستمر داده و انجام تحلیل های دوره ای توسط حسابگاه، در صورت نیاز، جداگانه توافق می شوند.

ابزارها به تصمیم گیری کمک می کنند و نتایج آنها باید در کنار شرایط بازار، محدودیت های عملیاتی و سایر عوامل مرتبط بررسی شوند. تغییر شرایط یا مفروضات می تواند نتیجه تحلیل را تغییر دهد.

پرسش های مدیریتی خود را به ابزارهایی تبدیل کنید که گزینه ها، مفروضات و پیامدهای مالی تصمیم را روشن می کنند.