طراحی برنامه بستن حسابها

فعالیت های پایان دوره را با زمان بندی مشخص، مسئولیت روشن و کنترل های قابل پیگیری مدیریت کنید.

آیا تهیه گزارش های مالی شرکت شما در پایان ماه یا سال به تاخیر می افتد؟ آیا برخی فعالیت ها تا روزهای آخر باقی می مانند، مسئول انجام آنها مشخص نیست یا پس از تهیه گزارش ها، اشتباهات و مغایرت های جدید پیدا می شوند؟

بستن حسابها فقط ثبت چند سند حسابداری در پایان دوره نیست. این فرآیند به هماهنگی واحدها، تکمیل اطلاعات، بررسی مانده حسابها، رفع مغایرت ها و انجام کنترل های مالی نیاز دارد. نبود یک برنامه مشخص می تواند باعث دوباره کاری، فشار بر تیم مالی و تاخیر در ارائه اطلاعات مورد نیاز مدیران شود.

در محصول طراحی برنامه بستن حسابها، حسابگاه متناسب با فعالیت شرکت، ساختار تیم مالی، سیستم های موجود و نیازهای گزارشگری شما، یک برنامه اختصاصی برای مدیریت فعالیت های پایان دوره تهیه می کند. در این برنامه مشخص می شود چه کاری، توسط چه کسی، در چه زمانی و با چه کنترلی باید انجام شود تا فرآیند بستن حسابها منظم تر و قابل پیگیری باشد.

اهداف و مزایای برنامه بستن حسابها

هدف از طراحی برنامه بستن حسابها، ایجاد یک روال مشخص و تکرارپذیر برای تکمیل عملیات مالی پایان دوره است. این برنامه به شرکت کمک می کند فعالیت های ضروری را از قبل شناسایی کند، وابستگی میان کارها را بشناسد و اطلاعات مورد نیاز را به موقع از واحدهای مرتبط دریافت کند. تعیین مسئول هر فعالیت و معیار تکمیل آن، امکان پیگیری پیشرفت کار و شناسایی عوامل تاخیر را فراهم می کند. همچنین، کنترل های مشخص پایان دوره به کشف مغایرت ها و کاهش احتمال جا افتادن فعالیت ها کمک می کنند تا گزارش های مالی با نظم و اتکاپذیری بیشتری در اختیار مدیران قرار بگیرند.

ویژگی های برنامه بستن حسابها

تقویم و زمان بندی فعالیت ها

فعالیت های پایان دوره در یک تقویم مشخص قرار می گیرند تا زمان شروع، مهلت تکمیل و ترتیب اجرای آنها روشن باشد. برنامه با توجه به حجم عملیات، ظرفیت تیم و موعد مورد نیاز برای ارائه گزارش های مالی طراحی می شود.

تعیین مسئولیت ها و هماهنگی واحدها

برای هر فعالیت، مسئول انجام و در صورت نیاز، مسئول بررسی یا تایید مشخص می شود. نقش واحدهای مرتبط مانند فروش، انبار، منابع انسانی و عملیات نیز در تامین اطلاعات مورد نیاز واحد مالی تعیین می شود.

مشخص کردن ترتیب و وابستگی فعالیت ها

برخی فعالیت ها به تکمیل کارهای قبلی وابسته هستند؛ برای مثال، بررسی موجودی کالا و بهای تمام شده به تکمیل اطلاعات انبار و عملیات نیاز دارد. این وابستگی ها در برنامه مشخص می شوند تا ترتیب انجام کارها منطقی و قابل اجرا باشد.

چک لیست و کنترل های پایان دوره

متناسب با فعالیت شرکت، چک لیست بررسی حسابها و کنترل های ضروری تهیه می شود. این کنترل ها می توانند شامل بررسی مغایرت های بانکی، مانده مشتریان و تامین کنندگان، موجودی کالا، دارایی های ثابت، حقوق و دستمزد، هزینه های تحقق یافته و ثبت های اصلاحی باشند.

پیگیری وضعیت و تایید تکمیل کارها

برای ثبت وضعیت فعالیت ها، موارد ناقص، علت تاخیر و تایید تکمیل کار، ساختار مشخصی طراحی می شود. به این ترتیب، مدیر مالی می تواند پیشرفت فرآیند را بررسی کند و برای رفع موانع تصمیم بگیرد.

روش کار حسابگاه در طراحی برنامه بستن حسابها

طراحی برنامه بستن حسابها به صورت آنلاین و با مشارکت مدیر مالی و افراد مرتبط در شرکت انجام می شود. ابتدا در جلسه آشنایی و نیازسنجی، با فعالیت کسب و کار، ساختار تیم، سیستم مالی و روش فعلی بستن حسابها آشنا می شویم. سپس اطلاعات و گزارش های موجود را بررسی می کنیم تا فعالیت های ضروری، نقاط تاخیر، کنترل های مورد نیاز و وابستگی میان کارها مشخص شوند.

بر اساس این بررسی، پیش نویس برنامه شامل تقویم فعالیت ها، مسئولیت ها، ترتیب اجرا و چک لیست های پایان دوره تهیه می شود. پیش نویس با تیم شرکت مرور می شود تا زمان بندی و تقسیم مسئولیت ها با شرایط واقعی کسب و کار هماهنگ باشد. پس از اعمال اصلاحات توافق شده، برنامه نهایی در جلسه آنلاین ارائه می شود و نحوه استفاده، پیگیری و به روزرسانی آن توضیح داده می شود.

مراحل انجام کار طراحی برنامه بستن حسابها

مرحله اول: جلسه آنلاین آشنایی و نیازسنجی
بررسی شرایط شرکت، مشکلات فعلی، موعد گزارشگری و دریافت اطلاعات اولیه.

مرحله دوم: بررسی فرآیندها و اطلاعات موجود
بررسی روش فعلی بستن حسابها، گزارش ها، مسئولیت افراد و ارتباط واحدها با تیم مالی.

مرحله سوم: تهیه و بررسی پیش نویس برنامه
طراحی فعالیت ها، زمان بندی، مسئولیت ها و کنترل ها و مرور آنها با افراد مرتبط در شرکت.

مرحله چهارم: ارائه برنامه نهایی و تشریح نحوه استفاده
تحویل خروجی نهایی و توضیح روش اجرای برنامه، ثبت وضعیت فعالیت ها و پیگیری موارد باز.

زمان اجرای پروژه پس از بررسی اولیه و مشخص شدن دامنه کار اعلام می شود و به دریافت کامل اطلاعات و بررسی به موقع پیش نویس توسط شرکت وابسته است.

خروجی محصول برنامه بسته حسابها

• فایل قابل ویرایش برنامه بستن حسابها متناسب با شرایط شرکت
• تقویم فعالیت های پایان دوره و مهلت انجام هر فعالیت
• فهرست فعالیت ها و ترتیب اجرای آنها
• تعیین مسئول انجام و مسئول بررسی یا تایید فعالیت ها
• مشخص کردن اطلاعات مورد نیاز و واحد تامین کننده آنها
• چک لیست بستن حسابها و کنترل های کلیدی پایان دوره
• ساختار ثبت وضعیت، پیگیری تاخیرها و موارد تکمیل نشده
• فرآیند بررسی و تایید تکمیل فعالیت ها
• راهنمای استفاده و به روزرسانی برنامه
• جلسه آنلاین ارائه و تشریح برنامه نهایی

برنامه می تواند برای بستن حسابهای ماهانه، سالانه یا هر دو طراحی شود. دوره های مورد نظر و سطح جزئیات در ابتدای پروژه مشخص می شوند.

برنامه بستن حسابها مناسب برای چه شرکت هایی است؟

• شرکت هایی که بستن حسابهای آنها زمان زیادی می برد.
• کسب و کارهایی که گزارش های مالی خود را با تاخیر دریافت می کنند.
• شرکت هایی که در پایان دوره با کارهای انباشته و اصلاحات مکرر مواجه هستند.
• مجموعه هایی که مسئولیت فعالیت های پایان دوره در آنها مشخص نیست.
• شرکت هایی که دریافت اطلاعات از واحدهای دیگر، کار تیم مالی را متوقف می کند.
• کسب و کارهایی که می خواهند روش بستن حسابها را مستند کنند و وابستگی به افراد را کاهش دهند.
• شرکت های در حال رشد که به نظم و هماهنگی بیشتری در فرآیندهای مالی نیاز دارند.

چه اطلاعاتی برای شروع نیاز است؟

• معرفی فعالیت شرکت و واحدهای مرتبط با فرآیند مالی
• ساختار تیم مالی و شرح مسئولیت افراد
• معرفی نرم افزار مالی و سیستم های مرتبط
• فهرست فعالیت ها و چک لیست های فعلی بستن حسابها، در صورت وجود
• نمونه گزارش های مالی و زمان مورد انتظار برای ارائه آنها
• نمونه تراز آزمایشی و گزارش های مرتبط، متناسب با دامنه بررسی
• اطلاعات مربوط به تاخیرها، مغایرت ها و مشکلات دوره های گذشته
• نحوه دریافت اطلاعات از فروش، انبار، منابع انسانی و سایر واحدها

اگر بخشی از این اطلاعات یا مستندات موجود نباشد، در جلسه نخست روش گردآوری آنها بررسی می شود.

محدوده این محصول

این محصول شامل طراحی برنامه، تقسیم مسئولیت ها، زمان بندی و کنترل های مرتبط با بستن حسابها است. اجرای عملیات حسابداری، رفع مغایرت های موجود، ثبت اسناد اصلاحی و تهیه صورت های مالی توسط حسابگاه، در صورت نیاز، باید جداگانه در دامنه خدمات توافق شود.

برنامه بستن حسابها به تیم شما کمک می کند بداند برای تکمیل هر دوره مالی، چه اقداماتی را با چه ترتیب و مسئولیتی انجام دهد و چگونه از تکمیل آنها اطمینان پیدا کند.

اجرای برنامه با نرم افزار بستن حسابهای حسابگاه

برای اجرای منظم و پیگیری برنامه بستن حسابها، می توانید از نرم افزار بستن حسابهای حسابگاه استفاده کنید. این نرم افزار امکان تعریف فعالیت های پایان دوره، تعیین مسئول و مهلت انجام هر کار، ثبت وضعیت پیشرفت، بارگذاری مدارک و مستندات و بررسی و تایید فعالیت ها را فراهم می کند. با مشاهده وضعیت کارها در داشبورد، مدیر مالی می تواند فعالیت های تکمیل شده، موارد باز و تاخیرها را پیگیری کند. به این ترتیب، برنامه طراحی شده به یک گردش کار مشخص و قابل پیگیری تبدیل می شود و تیم مالی می تواند فرآیند بستن حسابها را با هماهنگی بیشتری مدیریت کند.